この記事では、「社外文書」と「社交文書」の違いを分かりやすく説明していきます。
「社外文書」とは?
自社から得意先、取引先などなど社外に向けて発信される業務文書のことです。
企業を代表して先方に送る文書という形になり、企業同士のつながりを支えるもののため、丁寧な文章で欠くことが基本となります。
見積書や請求書、注文書の「取引関係」、新製品案内やオフィス移転、会議開催案内などの「案内・通知関係」、お礼状や社葬の会の通知などの「社交・儀礼」(社交文書とも言う)、契約書や覚書、念書などの「法定文書」に大別することができます。
紙の手紙による形式だけではなく、ファクスやEメールが使用されることもあります。
文体的には時節の挨拶などが含まれるものが社外文書の基本となっており、企業が一般人にも向けているプレスリリースよりもかしこまった文章になっていると言えます。
基本的に正確で内容が簡潔かつ具体的に伝わりやすい文章を目指すべき文書です。
「社交文書」とは?
会社相手のものまたは個人相手のお礼状や感謝状、挨拶状などを含む社交・儀礼に関する社外文書を指す言葉で、得意先や取引先との関係性を良好に保つ目的が強く、商慣習の一環として送付し合うものもあります。
拝啓や謹啓の頭語をつけ、季節の挨拶で文章を始め、拝啓と頭語に書いた場合は「敬具」謹啓の場合は謹言などを本文を終える部分に書きます。
追伸をつけて物事を伝えることも可能です。
名詞は相手は尊称、自分は卑称を使うのが一般的となっています。
社外文書の一種であるため、正確で内容が簡潔かつ具体的に伝わりやすい文章を目指すべき文書という基本はかわらず、くだけた文章は使うべきではありません。
「社外文書」と「社交文書」の違い
「社外文書」と「社交文書」の違いを、分かりやすく解説します。
「社交文書」は「社外文書」の一種で、会社そのものを相手のもの、会社内の個人、個人相手に出すお礼状や感謝状、挨拶状など社交・儀礼目的のものです。
社外文書は取引関係と呼ばれる自社から取引先の会社へ向けた見積書や請求書、注文書など、案内・通知関係と呼ばれる新製品案内やオフィス移転、電話番号変更などの通知目的の文書、法定文書と呼ばれ、保管義務が生じるものもある契約書や覚書、念書など多岐にわたっています。
社外文書はかしこまった文体で書く、季節の挨拶で文章を始めるなどの文章のルールが有り、一から書くのはかなり難しく、ミスが有った場合は会社同士の信頼関係にダメージを与えかねないものでもあるため、テンプレートが多数存在しています。
まとめ
「社外文書」の中のお礼状や挨拶状などのジャンルが「社交文書」であると言えますが、社外文書は社外に自分の会社を代表して発信するものだけに文章、文体のルールが厳格なものとなっており、社交文書のみくだけた表現ができるなどということはありません。
社外文書の一種が社交文書ととらえたほうが良いでしょう。
