書類の「保管」と「保存」の違いとは?分かりやすく解釈

スポンサーリンク
スポンサーリンク
「保管」と「保存」の違い違い
スポンサーリンク
スポンサーリンク
スポンサーリンク

この記事では、書類の「保管」「保存」の違いを分かりやすく説明していきます。

スポンサーリンク

書類の「保管」とは?

書類の「保管」の意味と使い方について紹介します。

「保管」の意味

「保管」「ほかん」と読みます。

意味は、「日常的に使用頻度の高い書類を、紛失・破損させずに、すぐに参照できる環境に置くこと」です。

「保管」の使い方

「保管」は、日常の業務でよく使う書類を、紛失したり破ったりしない様にしながら、いつでも見られる状態でしまっておくことを言います。

よく使うマニュアルや直近の請求書、注文書などをファイルにとじて、事務所にあるキャビネットにしまっておくなどがあります。

「保管」は社内規定で定められていることが多くなりますが、原則1年が最も多く、それ以上になると「文書保存箱」に入れて倉庫に送ります。

書類は無限に増えるので、社内規定で廃棄が認められたものはシュレッダーにかけるか、業者に依頼して廃棄します。

書類の「保存」とは?

書類の「保存」の意味と使い方について紹介します。

「保存」の意味

「保存」「ほぞん」と読みます。

意味は、「普段から使用頻度の低い書類を、劣化しない様に管理すること」です。

「保存」の使い方

「保存」は、日常の業務であまり使われない書類や、過去の書類などを、劣化しない様に管理することを言います。

法令で文書の保存期間は定められていて、税務調査などがあった場合、文書を提示する必要があります。

社内のスペースに限りがある場合、「文書保存箱」に入れて倉庫で管理して、必要な時に差し戻しします。

また、文書を保存して一定年数が経った場合、業者に依頼して廃棄処分にすることもあります。

書類の「保管」と「保存」の違い!

「保管」「よく使う書類を、いつでも使える状態でしまっておくこと」です。

「保存」「使わなくなった書類を、倉庫などで管理すること」です。

まとめ

今回は書類の「保管」「保存」の違いをお伝えしました。

「保管いつでも使える状態」「保存は倉庫に送った状態」と覚えておきましょう。

スポンサーリンク
スポンサーリンク
違い
この言葉の解説が役に立ったなら、知識はみんなで共有しましょう。
意味解説辞典の編集部をフォローする
スポンサーリンク
意味解説辞典