会社の仕事で必要となるものとしては報連相が有名ですが、最近では情報管理も大切なものとなりました。
特に「情報共有」と「報告」は内容がかなり違うものであり、社会人にとっては覚えておくべき言葉です。
この記事では、「情報共有」と「報告」の違いを分かりやすく説明していきます。
「情報共有」とは?
「情報共有」は文字の通り情報を共有することであり、こちらは上司だけではなく同僚や後輩に対しても使います。
会社で働くメンバーに対して対象の仕事やプロジェクトに関する情報を、色々な方法で共有するものであり、これがしっかりと成されていると仕事がスムーズになります。
「情報共有」は昔ながらの会議ですることも多いのですが、ここ最近ではパソコンやスマホの発展によりウェブ上でやるものも増えてきました。
情報共有はウェブ上の専用アプリからチャットツール、メールサービスなどでよりリアルタイムで行うことが可能になり、迅速な情報共有を活用することで仕事の進行が捗ることも多くなりました。
「情報共有」に関しては自発的に行うことも可能ですし、上司などが指示してから行うことも可能となっています。
基本的に情報の共有がメインとなっているのですが、ミスや責任のなどの内容を伝えることもあります。
責任に関しては基本的に情報共有者が背負うものとなっています。
「報告」とは?
「報告」とは過去の経緯から初めて進行中の仕事の内容、そして今後の方針までを関係づけて報告者に伝えることを示します。
この報告者は基本的に上司や責任者であることが多く、報告者が担当者に「報告」することを指示したり命令することで発生します。
「報告」は社会人のマナーとされる報連相(報告連絡相談)の1つとされており、新人研修でしっかりと学ぶものとなっています。
「報告」は基本的に口頭の会話で行うものとなっていますが、ここ最近のIT技術の発展により簡易な報告ならばウェブ上からのものを認める人も増えてきました。
それでも依然として「報告」は報告者からの指示により口頭で行われるものが多いのが特徴です。
「報告」の責任に関しては報告者だけではなく担当者も一緒に負うことが通例となっています。
「情報共有」と「報告」の違い
「情報共有」は基本的に提案者が責任を負うのですが、「報告」は報告者と担当者の両人が負うのが通例となっています。
「報告」は過去のミスなども含めて述べる必要があるので、より慎重な項目を扱うことも多くなります。
「情報共有」の例文
・『情報共有が成されていないので、文化祭の計画は難航している』
・『在宅勤務での情報共有は専門のソフトがあるおかげで、大分スムーズに進んでいるので安心だ』
「報告」の例文
・『事故の報告に偽りがあったため、担当者は減給となった』
・『その報告によって重大なエラーが見つかったので、プロジェクトの改良に繋がったのは幸いだ』
まとめ
「情報共有」は基本的に色々な立場の人で行われますが、「報告」は上司などの命令によって行われるものとなっています。
