この記事では、書類の「保管」と「保存」の違いを分かりやすく説明していきます。
書類の「保管」とは?
書類の「保管」の意味と使い方について紹介します。
「保管」の意味
「保管」は「ほかん」と読みます。
意味は、「日常的に使用頻度の高い書類を、紛失・破損させずに、すぐに参照できる環境に置くこと」です。
「保管」の使い方
「保管」は、日常の業務でよく使う書類を、紛失したり破ったりしない様にしながら、いつでも見られる状態でしまっておくことを言います。
よく使うマニュアルや直近の請求書、注文書などをファイルにとじて、事務所にあるキャビネットにしまっておくなどがあります。
「保管」は社内規定で定められていることが多くなりますが、原則1年が最も多く、それ以上になると「文書保存箱」に入れて倉庫に送ります。
書類は無限に増えるので、社内規定で廃棄が認められたものはシュレッダーにかけるか、業者に依頼して廃棄します。
書類の「保存」とは?
書類の「保存」の意味と使い方について紹介します。
「保存」の意味
「保存」は「ほぞん」と読みます。
意味は、「普段から使用頻度の低い書類を、劣化しない様に管理すること」です。
「保存」の使い方
「保存」は、日常の業務であまり使われない書類や、過去の書類などを、劣化しない様に管理することを言います。
法令で文書の保存期間は定められていて、税務調査などがあった場合、文書を提示する必要があります。
社内のスペースに限りがある場合、「文書保存箱」に入れて倉庫で管理して、必要な時に差し戻しします。
また、文書を保存して一定年数が経った場合、業者に依頼して廃棄処分にすることもあります。
書類の「保管」と「保存」の違い!
「保管」は「よく使う書類を、いつでも使える状態でしまっておくこと」です。
「保存」は「使わなくなった書類を、倉庫などで管理すること」です。
まとめ
今回は書類の「保管」と「保存」の違いをお伝えしました。
「保管いつでも使える状態」、「保存は倉庫に送った状態」と覚えておきましょう。
